Ksenija Mijuk-Gagović, Societe Generale banka Srbija
PROMENE su jedina stalna kategorija u današnjem društvu. Sastavni su deo svake organizacije i zahtevaju stalno prilagođavanje zaposlenih. Ali, prilagođavanje nije samo po sebi dovoljno da bi organizacija rasla i razvijala se. Neophodno je i inicirati promene i znati upravljati njima. Za to je potreban proaktivan pristup radu, razmišljanje i predviđanje budućih događaja, stvaranje klime za promene. U današnjem dinamičnom poslovnom okruženju sposobnost upravljanja promenama sve više dobija na značaju. Bilo da se u kompaniju uvodi nova ideja bilo da se kompanija prilagođava promenama u svom okruženju, neophodno je upoznati se s načinima na koje se kreira plan koji će doprineti fokusiranosti i sprovođenju promene ili pak s načinima na koje se smanjuju otpori prema promeni. Nekada se promena smatrala nenormalnim stanjem koje se mora nekako prebroditi pre nego što se sve vrati na staro, ali dolaskom informatičke revolucije postala je neminovna i jedina izvesna.
Promene se doživljavaju kao „nešto novo“. Mogu biti različite, male i velike i jednostavne i složene. Neke se mogu kontrolisati, a neke ne. Upravljanje promenama je, po definiciji, strukturisan pristup pomeranju/tranziciji pojedinca, timova i organizacija iz trenutnog u buduće željeno stanje. To je organizacioni proces čiji je cilj osnaživanje zaposlenih da prihvate promene u svom trenutnom poslovnom okruženju.
Upravljanje promenama je proces koji se stalno menja i za koji ne postoji jedinstveni recept kako se sprovodi. Za sve one koji planirju promene važno je da rade na povećanju spremnosti organizacije za promenu na taj način što će analizirati organizaciju i potrebu za promenom, stvoriti zajednički cilj i viziju, ostaviti prošlost iza sebe i stvoriti osećaj potrebe za promenom. Pre nego što se promene započnu, treba pokušati odgovoriti na sledeća pitanja: Zašto moramo da se menjamo? Zašto su baš ovo prave promene? Da li je ova kompanija u stanju da sprovede promene? Šta će kompanija uraditi da pomogne pojedincu da prođe kroz sam proces promena?
Upravljanje promenama je sistematski i strukturisani pristup stvaranju održive promene ponašanja zaposlenih unutar jedne organizacije. Sam proces promene sastoji se iz tri međusobno povezane faze: prva faza je iniciranje promene, tj. sagledavanje i uočavanje potrebe za promenom i stvaranje nove vizije; druga faza je upravljanje promenom, tj. planiranje i komunikacija, stvaranje poverenja i osposobljavanje zaposlenih, a treća faza je održavanje promene.
Samu prirodu promene možemo analizirati sa stanovišta: obuhvatnosti (širine) i obima (dubine).
Promena može biti široka ili sveobuhvatna i tada je usmerena na čitavu kompaniju ili na veći broj organizacionih jedinica. Primer takve promene je menjanje kompletnog načina proizvodnje ili načina upravljanja kompanijom, kada menjamo zaposlene i poslovnu kulturu.
Mnogo su češće uže fokusirane promene, jedne poslovne jedinice, jednog proizvoda ili jednog određenog procesa.
Ne preživljava ona vrsta koja je najjača, niti najinteligentnija, nego ona koja je najprilagodljivija promenama.
Čarls Darvin
Sa stanovišta obima ili dubine, razlikujemo radikalne (duboke) i inkrementalne (plitke) promene.
Radikalne promene podrazumevaju pokret u pravcu potpuno novog ponašanja, često dijametralno suprotnog od dotadašnjeg. Promena je plitka kada je odstupanje od trenutnog poslovanja umereno. Inkrementalne promene sprovode se u skladu s kulturom i ciljevima kompanije, postepeno i uz podršku zaposlenih.
Za razliku od radikalnih promena koje inicira menadžment, inkrementalne promene mogu inicirati i zaposleni koji su usko povezani s organizacionim jedinicama.
Kada se promene dogode, mnogim zaposlenima nedostaje šire znanje o razlozima zbog kojih su one neophodne. Verujem da je svako od nas nekada bio u prilici da predloži da se neki posao uradi na drugačiji način, a od svojih kolega dobio odgovor: „Ali oduvek smo tako radili“. Poznato je da su ljudi u opštem smislu rezervisani prema velikom broju promena, a naročito prema onima čiji im je cilj nepoznat, nejasan.
Otpor promenama je prirodna težnja i fenomen star koliko i istorija. Otpor je, pre svega, rezultat straha od nepoznatog i doživljavanja promene kao pretnje i mogućeg izvora nesigurnosti i ličnog neuspeha. Ljudi teže da prave racionalne izbore i zato pre nego što usvoje promenu žele da budu sigurni da će im ona koristiti. Statistika pokazuje da otpor prema promenama raste i s godinama staža i s rastom birokratizacije, odnosno sa starošću organizacije.
Ovde se prirodno nameće pitanje: kako prevazići stare i utemeljene otpore prema promenama i novinama?
Na prvom mestu je komunikacija i obuka. Samo u razgovoru zaposleni mogu sagledati potrebu za promenom, dok obučavanjem zaposlene pripremamo za nastupajuće promene.
Kao vid obuke možemo koristiti grupne diskusije, prezentacije ili pak pronaći način koji najviše odgovara našim kolegama. Angažovanjem onih zaposlenih koji se mogu opirati i njihovim uključivanjem u proces stvaranja ili primene promena otpori mogu biti eliminisani.
Pomoć i podrška zaposlenima tokom procesa prilagođavanja veoma su važan faktor. Nekada i samo slušanje i emocionalna podrška daju vidljive rezultate.
Pregovaranje i dogovor smanjuju otpore u situaciji kada učesnici u promenama mogu dobiti kompenzaciju za svoj gubitak.
Postoje i one manje poželjne tehnike kao što su manipulacija i pridobijanje selektivnim korišćenjem informacija. Mogu se primeniti i različite vrste pretnji (gubitak posla, premeštaj) u slučaju neprihvatanja promena.
Menadžment organizacija nalazi se pred važnim zadatkom da pre svega prenese pozitivnu energiju prema promenama na sve zaposlene.
Da bi to postigli, treba da poseduju karakteristike kao što su: zrelost, visoke etičke i intelektualne sposobnosti, veštine komunikacije, upornost, sposobnost da se podnese visok nivo nesigurnosti, analitičke i političke sposobnosti.
Inicijatori promene treba da imaju dovoljno ovlašćenja, uticaja i autoriteta. Od menadžera koji uvode promene zahteva se emocionalna inteligencija, puno poštovanja prema saradnicima i stvaranje klime poverenja među zaposlenima.
Ljudi su ključni element promena jer promene počinju i završavaju se s ljudima. Promene se mogu desiti i biti uspešne ukoliko organizacije uključe svoje ljude u sam proces promene. Kada upravljaju promenama, menadžeri treba da imaju na umu da različiti ljudi reaguju na različite načine na promenu, da svako ima fundamentalne potrebe koje nastoji da ostvari, da promena često uključuje gubitke, da očekivanjima treba prići realistično i truditi se izaći na kraj sa strahovima.
