Sastanci su jedan od najčešćih oblika razmene informacija i komunikacije zaposlenih. Oni daju određeno obeležje nekim kompanijama, na njima se najjasnije ispoljavaju liderske i stručne sposobnosti menadžera, ali i odražava organizaciona struktura

Retko je koji organizator sastanaka svestan činjenice da su oni skupi, da se na njima provodi mnogo vremena, da od njih često ima malo koristi u odnosu na potrošeno vreme (novac) i da bi bilo korisnije deo tog novca potrošiti na informatičku i telekomunikacionu tehnologiju i tako racionalizovati komunikaciju. Održavanje nepotrebno velikog broja sastanaka siguran je znak loše organizacije. Uprkos tome, neki su sastanci neizbežni, a u kompanijama često i poželjni, posebno oni čija je svrha da se nešto novo sazna i nauči, razmene iskustva ili usklade gledišta o stručnim pitanjima... Sastanci su jedan od najčešćih oblika razmene informacija i sredstvo komunikacije zaposlenih. Oni daju određeno obeležje nekim kompanijama, na njima se najjasnije ispoljavaju liderske i stručne sposobnosti menadžera, ali i odražava organizaciona struktura.

Organizacija sastanka

Da bi se ispunio cilj sastanka, njegovoj organizaciji treba pristupiti odgovorno, uz uvažavanje pravila ponašanja koja će obezbediti da on bude i koristan.

Da bi sastanak bio dobro pripremljen, najbolje je poći od tehničkih detalja. Ukoliko se informacije zbog kojih se sastanak zakazuje mogu proslediti imejlom ili formi kratkog izveštaja, ne morate ga ni održavati. Ukoliko se, ipak, odlučite za varijantu živog prenošenja informacija ili je to nemoguće uraditi drugačije, potrudite se da vreme održavanja sastanka uskladite s obavezama onih koje pozivate da bi mogli da mu prisustvuju, ali i da daju odgovarajući doprinos.

Obično se sastanci saradnika održavaju u kompaniji, ali ako se zbog nečega to mora uraditi u nekom drugom prostoru, onaj ko saziva skup mora da se pobrine i za dolazak pozvanih.

Prostor u kome se sastanak održava, kao i nameštaj u njemu, trebalo bi da budu u funkciji stvaranja odgovarajuće atmosfere i da omogućuju primerene oblike rada (za plenarni rad ili rad u grupama). Potrebno je obezbediti i da oprema (sredstva i pomagala) omogućava kvalitetan prikaz planiranih sadržaja. Ne manje važno je i obezbediti odgovarajući pismeni ili drugi radni materijal koji će biti korišćen za vreme sastanka.

Da bi jedan takav sastanak bio dobro organizovan, najbolje je zadužiti što više učesnika za samu pripremu. Najlakši, ali i najefikasniji način da se to uradi, jeste da se napravi detaljna lista zaduženja, tako da se njihova realizacija može pratiti.

Poziv na sastanak (najbolje je da bude u pismenoj formi) potrebno je uputiti svima ili istaknuti na oglasnoj tabli ukoliko ona u kompaniji postoji. U pozivu moraju biti naznačene sve pojedinosti sastanka (ko, u vezi sa čim, zašto, kada, gde i za koga organizuje sastanak). U pozivu je dobro naznačiti i nekoliko pitanja (najviše pet) kao podsticaj za pripremu, raspravu i odluke.

Za važne sastanke potrebno je obezbediti i vođenje zapisnika (beležaka) o rezultatima onoga što je bilo predmet razgovora. Unošenjem događaja i zapažanja u dnevnik može se doći do saznanja koje aktivnosti unapređuju sastanak, a koje ga pretvaraju u gubljenje vremena.

Priprema
Pored tehničke, veoma je važna i sadržajna priprema, a ona podrazumeva sledeće:

jasno definisanje cilja sastanka, tj. svrhe koja treba da bude postignuta;

kontakte sa što više relevantnih osoba pre sastanka;

šire određenje problema: ako je problem stručne prirode, menadžer kao predsedavajući mora da pripremi kratke uvodne napomene;

ukoliko je tema sastanka stručna, potrebno je odrediti ko će imati uvodno izlaganje i kakve su obaveze prema toj osobi (pravovremeno obaveštavanje, konsultativni razgovor, dolazak, doček, odlazak...);

način rada trebalo bi da bude u funkciji problema koji je na dnevnom redu, što će omogućiti da se dođe do najboljeg rešenja;

potrebno je predvideti način vođenja diskusije i kako će se iz nje izvesti najvažniji zaključci. Ukoliko određeni zaključci budu predstavljali obaveze za pojedine učesnike sastanka, potrebno je napraviti pravi izbor i definisati načine na koje će to biti realizovano.

Zato je dobro napraviti kraći podsetnik u kome će biti zapisani svi detalji kao što su: cilj, napomene za uvodnu reč, struktura dnevnog reda s nosiocima pojedinih tačaka, način odvijanja rasprave, mogući predlozi zaključaka, odluke…

Tok sastanka

Zakazani sastanak trebalo bi da počne u tačno određeno vreme jer je tačnost prvi formalni dokaz njegove ozbiljnosti. U uvodnoj reči, ako to tematika nalaže, najbolje je povezati sadržaj tog sastanka s nekim od prethodnih, s pre donetim zaključcima, ukazati na razloge zbog kojih je on zakazan i zašto je njegovo održavanje važno. Tokom uvodnog govora predsedavajućeg (od tri do pet minuta), potrebno je navesti ciljeve, postupke, pribaviti sigurne podatke potrebne za diskusiju, navesti ograničenja i domete rešenja, ali i revidirati dnevni red ukoliko je potrebno.

Ako je na dnevnom redu neka stručna tema, treba objasniti razloge zbog kojih je odabrana i na koja se pitanja njenom obradom želi odgovoriti. Posle odmerenog uvodnog izlaganja najbolje je izbegavati administrativno-birokratski pristup stručnim pitanjima. Poželjno je da, bez obzira na temu, stručna pitanja obrazlaže dobar poznavalac, onaj ko ima teorijsko i praktično znanje.

Onaj ko vodi sastanak treba da obezbedi da svako može da učestvuje u raspravi. Međutim, stručna i tehnička koordinacija rasprave treba da bude takva da se jasno odvoje važna od sporednih pitanja.

Posle rasprave dolazi najvažnija faza – izvođenje zaključaka kao sinteze onoga što je izloženo i o čemu se raspravljalo. U toj fazi prepoznaje se veština menadžera u uravnoteživanju mogućih suprotnih mišljenja, povezivanju stručnih gledišta i neposredne stvarnosti, kao i predlaganju odluka koje će omogućiti pozitivne promene. Jedan od osnovnih razloga zbog kojih mnogi sastanke smatraju beskorisnim jeste i činjenica da se dogovoreno često ne ostvaruje i da se o aktivnostima preduzetim posle sastanka njegovi učesnici ne obaveštavaju dovoljno. Potrebno je zato stalno preduzimati sistemske napore za unapređenje sastanaka.

Stanje se može promeniti ako se posle sastanka napravi sažet prikaz problema i dogovorenih rešenja i dostavi svim učesnicima. Ako je dogovoreno da nešto bude urađeno, potrebno je da se to i realizuje, a svi učesnici na sledećem sastanku moraju se obavestiti o tome šta je u međuvremenu urađeno. Ipak, bez obzira na to koliko sastanci bili važni i neophodni, menadžeri bi trebalo stalno da teže da smanje njihov broj i skrate njihovo trajanje.

U eri visokih tehnologija, sastanci su skupi, a gubici zbog neuspeha veliki. Procena uspešnosti sastanka na najvišem nivou u proseku je 50 odsto, dok su oni na nižem nivou još manje delotvorni.

Sastanak treba završiti tačno u dogovoreno vreme, jer time pokazujete da je on dobro organizovan i vođen, ali i da poštujete tuđe vreme i obaveze. Pre samog kraja najbolje je izneti kratak pregled zaključaka kako se ne bi dogodilo da ostanu nejasni i oni i dogovorena podela odgovornosti za ono što treba da bude urađeno.